Microsoft Copilot in Unternehmen: Chancen nutzen, Daten schützen
Künstliche Intelligenz kann die tägliche Arbeit deutlich erleichtern – von der Erstellung von Dokumenten über die Analyse von Informationen bis hin zur Zusammenfassung von E-Mails und Besprechungen. Gleichzeitig gewinnen Themen wie Datenschutz, Berechtigungen und Datenmanagement zunehmend an Bedeutung.
Der entscheidende Unterschied zwischen den Copilot-Varianten liegt dabei in der Datenbasis, auf die sie zugreifen können. Während Copilot Web und Copilot Chat hauptsächlich mit Webinformationen und selbst hochgeladenen Inhalten arbeiten, greift Microsoft 365 Copilot zusätzlich auf Unternehmensdaten aus Ihrer Microsoft-365-Umgebung zu. Dadurch entstehen Produktivitätsvorteile aber auch Risiken. So sollten Unternehmen vor einer Einführung ihre Berechtigungen, Freigaben und Datenstrukturen prüfen – insbesondere in SharePoint, Teams und OneDrive. Denn saubere Daten und korrekt vergebene Berechtigungen erhöhen nicht nur die Sicherheit, sondern verbessern auch die Qualität der von Copilot gelieferten Ergebnisse.
Copilot Web
- Frei zugängliche Web-Version von Microsoft Copilot
- Nutzung ohne Microsoft-365-Unternehmensanbindung
- Arbeitet mit öffentlich verfügbaren Informationen aus dem Internet
- Geeignet für Recherchen, Formulierungen, Ideenfindung und allgemeine Fragestellungen
- Kein automatischer Zugriff auf Unternehmensdaten
- Kein Zugriff auf SharePoint, OneDrive, Teams, Outlook oder Kalenderdaten
- Geringes Risiko im Hinblick auf bestehende Berechtigungsstrukturen
Copilot Chat
- In vielen Microsoft-365-Plänen kostenlos enthalten
- Nutzung mit dem Unternehmenskonto möglich
- Verarbeitet Webinformationen sowie Inhalte, die Benutzer selbst eingeben oder hochladen
- Unterstützt bei Recherchen, Zusammenfassungen, Textentwürfen und Ideenfindung
- Kein automatischer Zugriff auf Unternehmensdatenbestände
- Kein automatischer Zugriff auf E-Mails, Teams-Chats, Besprechungen oder Dateien
- Geringes Risiko durch bestehende Berechtigungen, da keine automatische Auswertung der Microsoft-365-Inhalte erfolgt
M365 Copilot
- Zusätzliche kostenpflichtige Lizenz pro Benutzer erforderlich
- Verbindet KI-Funktionen direkt mit den Microsoft-365-Unternehmensdaten
- Kann Informationen aus Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Kalendern und Besprechungen nutzen
- Unterstützt Anwender bei der täglichen Arbeit auf Basis des vorhandenen Unternehmenswissens
- Erstellt Zusammenfassungen von E-Mails, Besprechungen und Dokumenten
- Hilft bei der Recherche über mehrere Dateien und Datenquellen hinweg
- Greift ausschließlich auf Daten zu, für die der jeweilige Benutzer bereits berechtigt ist
- Höheres Risiko bei historisch gewachsenen oder zu weitreichenden Berechtigungen
- Macht bestehende Berechtigungs- und Datenstrukturen deutlich transparenter und damit auch Schwachstellen sichtbarer
Wissenswertes Copilot
Während Copilot Web und Copilot Chat primär mit Webinformationen und den vom Benutzer bereitgestellten Inhalten arbeiten, kann Microsoft 365 Copilot vorhandene Informationen aus Ihrer Microsoft-365-Umgebung einbeziehen.
Dazu gehören beispielsweise:
- Outlook-E-Mails
- Teams-Chats
- Teams-Kanäle
- SharePoint-Dokumente
- OneDrive-Dateien
- Kalendereinträge
- Besprechungsnotizen und Transkripte
Dadurch entstehen völlig neue Möglichkeiten:
- Zusammenfassung langer E-Mail-Verläufe
- Recherche über mehrere Dokumente hinweg
- Erstellung von Angeboten auf Basis vorhandener Unterlagen
- Vorbereitung auf Kunden- oder Projekttermine
- Analyse von Besprechungen inklusive Aufgaben und Entscheidungen
- Schneller Zugriff auf vorhandenes Unternehmenswissen
Copilot wird dadurch zu einem digitalen Assistenten, der Unternehmensinformationen aktiv miteinander verknüpfen kann.
Microsoft 365 Copilot respektiert grundsätzlich die bestehenden Microsoft-365-Berechtigungen. Ein Mitarbeiter erhält über Microsoft 365 Copilot nur Zugriff auf Informationen, auf die er bereits heute technisch zugreifen darf. Genau hier liegt jedoch die größte Herausforderung.
Viele Unternehmen verfügen über historisch gewachsene Strukturen:
- Freigaben wurden im Laufe der Jahre erweitert.
- SharePoint-Bibliotheken sind für zu große Benutzergruppen freigegeben.
- Teams enthalten sensible Dateien mit weitreichenden Berechtigungen.
- Alte Projektordner wurden nie bereinigt.
- Dokumente wurden kopiert oder mehrfach gespeichert.
Im normalen Arbeitsalltag bleiben solche Konstellationen häufig unbemerkt.
Eine KI kann diese Informationen jedoch wesentlich schneller auffinden und zusammenführen als ein Benutzer durch eine manuelle Suche. Dadurch können Inhalte sichtbar werden, die fachlich eigentlich nicht für bestimmte Personen gedacht waren, obwohl die technischen Berechtigungen dies ermöglichen. Microsoft 365 Copilot schafft dieses Problem nicht neu – macht bestehende Schwachstellen jedoch deutlich sichtbarer.
Nach den von Microsoft veröffentlichten Informationen werden Eingaben (Prompts), Antworten (Responses) sowie Unternehmensdaten, auf die Microsoft 365 Copilot zugreift, nicht zum Training der zugrunde liegenden KI-Modelle (Foundation LLMs) von Microsoft 365 Copilot verwendet. [learn.microsoft.com]
Microsoft 365 Copilot arbeitet innerhalb der bestehenden Microsoft-365-Sicherheits- und Berechtigungsstrukturen. Unternehmensdaten verbleiben in der Microsoft-365-Umgebung des jeweiligen Kunden und unterliegen den vorhandenen Datenschutz-, Compliance- und Sicherheitsmechanismen. [learn.microsoft.com]
Warum Datenmanagement mit Copilot wichtiger wird
Die Einführung von KI verändert nicht nur die Art der Arbeit, sondern auch die Anforderungen an die Informationsverwaltung. Dokumente können heute innerhalb von Sekunden erstellt, überarbeitet, zusammengefasst oder neu kombiniert werden. Das erhöht die Produktivität erheblich, führt aber häufig zu neuen Herausforderungen:
- Mehr Dokumente entstehen in kürzerer Zeit.
- Inhalte werden häufiger kopiert oder dupliziert.
- Mehrere Versionen eines Dokuments bleiben bestehen.
- Veraltete Informationen werden weiterhin gespeichert.
- Freigaben wachsen über Jahre unkontrolliert an.
Je größer die Datenmenge wird, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Gleichzeitig arbeitet Copilot genau mit diesen Informationen. Das bedeutet: Je besser Ihre Daten organisiert sind, desto besser werden die Ergebnisse von Copilot sein.
Unsere Empfehlung: KI-Einführung und Datenmanagement gemeinsam betrachten
Aus unserer Sicht sollte die Einführung von Microsoft 365 Copilot immer mit einer Überprüfung der bestehenden Daten- und Berechtigungsstrukturen verbunden werden. Dazu gehören insbesondere:
Berechtigungen prüfen
- Wer hat Zugriff auf welche Daten?
- Gibt es überflüssige Freigaben?
- Sind alte Projektbereiche noch offen zugänglich?
Datenbestände bereinigen
- Veraltete Dokumente archivieren
- Dubletten entfernen
- Datenstrukturen vereinheitlichen
Ablagekonzepte optimieren
- Klare Verantwortlichkeiten definieren
- Einheitliche Speicherorte nutzen
- Teams, SharePoint und OneDrive sinnvoll strukturieren
Regelmäßige Governance etablieren
- Wiederkehrende Berechtigungsprüfungen
- Überwachung von Freigaben
- Laufende Datenpflege
UNSER FAZIT
Microsoft 365 Copilot bietet enormes Potenzial für mehr Produktivität und effizientere Arbeitsabläufe. Gleichzeitig macht die Lösung deutlich, wie wichtig saubere Berechtigungen, strukturierte Datenablagen und ein kontinuierliches Datenmanagement geworden sind.
Unternehmen, die diese Grundlagen frühzeitig schaffen, können die Vorteile von KI sicher und gewinnbringend nutzen und gleichzeitig Risiken im Umgang mit Unternehmensdaten reduzieren.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Einordnung der Copilot-Varianten, der Prüfung Ihrer Microsoft-365-Berechtigungen sowie beim Aufbau eines nachhaltigen Datenmanagements für Ihre Organisation.
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